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Seminar E-Mail-Kommunikation und E-Mail-Archivierung am 7.12.2011 in Dresden

Zum letzten com.pas-Seminar im Jahre 2011 präsentierte das Referententeam "Team_A", wie Unternehmen mit E-Mails im Unternehmen umgehen sollten. 18 Teilnehmer bescheinigten in Beurteilungsbögen dem E-Mail-Seminar eine gelungene Informationsveranstaltung, dessen Praxisbeispiele durch eine zusätzliche Live-Demonstration eines E-Mail-Archivierungssystems ergänzt werden könnte.
Die Agenda umfasste die folgenden Punkte:

  • 15:00 Uhr „E-Mail-Archivierung praxisnah“, Bertram Kahle, PC-fabrik GmbH
  • 16:00 Uhr „Steuerliche Aspekte der E-Mail-Archivierung“, Jens Beyer, Steuerberater a.con GmbH
  • 17:30 Uhr „E-Mail-Organisation - Handhabung privater und geschäftlicher E-Mails, Geschäftliche Kommunikation via E-Mail“ Dr. Sabine Kirschenbauer, pageo Dr. Sabine Kirschenbauer

Grundsätzlich besteht die gesetzliche Pflicht für Unternehmen, steuerlich relevante Dokumente und damit auch E-Mails aufzubewahren. E-Mail-Archivierungssysteme bieten neben Gesetzeskonformität auch die Vorteile:
  • Wissensspeicherung (Dokumente und E-Mails im Archiv auch in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem)
  • Einsparen von Speicherplatz (Komprimierung des Postfachs bis 90 Prozent)
  • Datensicherheit durch automatische Verschlüsselung und Archivierung sowie "Wiederherstellung" von E-Mails
  • Arbeitsprozessoptimierung (automatische Zuordnung von E-Mails zu Partnern oder Projekten als Ausgangspunkt weiterer Arbeitsschritte)

E-Mail-Archivierungssysteme sind häufig entweder reine Softwareprodukte oder eine Kombination aus Soft- und Hardware (Appliance). Sie greifen die E-Mails direkt vom Mailserver oder dem E-Mail-Client ab und speichern diese revisionssicher (verschlüsseltes Original und mit Zeitstempel versehen) ab. Oft erfolgt die Archivierung automatisch und im Hintergrund der E-Mail-Anwendung, so dass die Nutzer im täglichen Betrieb keine Einschränkungen erfahren.

Im zweiten Teil verdeutlichte Herr Beyer die gesetzlichen Pflichten zur Archivierung nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und der Abgabenordnung (§147). Demnach sind Geschäfts- oder Handelsbriefe, Buchungsbelege oder Dokumente mit steuerlicher Relevanz auch in elektronischer Form (analog zur Papierform) gemäß der Fristen (6 bzw. 10 Jahre) aufzubewahren. Dazu zählen auch die E-Mails, die z.B. elektronische Rechnungen enthalten und im Originalzustand (revisionssicheres Verfahren der Archivierung) zu archivieren sind. Um eine durchgängige Prüfbarkeit zu gewährleisten, müssen auch die verwendeten Geräte, Verfahren, Dateiformate, Signaturschlüssel etc. über den Archivierungszeitraum verfügbar bleiben.

Im dritten Teil wurde zur Organisation von E-Mails im Unternehmen eine strikte Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails empfohlen. Dies mindert den Konflikt zwischen Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Kennzeichnung privater E-Mails. Außerdem sollte der E-Mail-Verkehr in den Arbeitsalltag eingebunden sein, dass eingehende E-Mails binnen 1-2 Tage beantwortet werden, jedoch der Arbeitsfluss nicht durch ständig eingehende E-Mails unterbrochen wird.
Zur E-Mail-Etikette gehören:
  • Aussagekräftiger Betreff (keine automatischen Antwort:Antwort-Kaskaden)
  • Passende Anrede (bezogen auf Adressaten, Beziehungsstatus zum Empfänger, im Zweifelsfall eher förmlich)
  • Korrekte Rechtschreibung und Satzbau
  • Kurz und prägnant
  • Kreative Grußformel (persönliche Wertschätzung im E-Mail-Alltag)
  • Kurze und vollständige E-Mail-Signatur (Firmenname, Unternehmensform, Firmenadresse, Registergericht und Nummer im Handelsregister); als Zusatz werden häufig noch alternative Kontaktmöglichkeiten (Telefon, Fax) angegeben

Weitere Informationen:

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