Wissensmanagement im Mittelstand - Strategien, Erfolgsfaktoren und Werkzeuge
Am 2. November 2010 wurde aufgrund des regen Austauschs aus dem geplanten Seminar ein Workshop zum Thema "Wissensmanagement". Sowohl die 5 Referenten als auch die Teilnehmer berichteten aus der Wissensmanagement-Praxis in ihren Unternehmen.
Die Referate zeigten die Vielfalt möglicher Wissensmanagement-Lösungen:
- Wissensmanagement im Mittelstand – Strategien, Erfolgsfaktoren und Werkzeuge; Dirk Röhrborn, Communardo Software GmbH
- Best-Practice: Wissensmanagement mittels Wiki und Social Media; Stefan Ehrlich, T-Systems Multimedia Solutions GmbH
- Best Practice: Wiki-Wissensmanagement; Bjorn-Erik Mai, Staxera GmbH
- Best Practice: Projekt- und Dokumentenmanagement mittels Lotus Notes; Matthias Lesch, Systema GmbH
- Best Practice: Suchmaschinen für Unternehmenswissen; Klemens Keindl, Core Business Development GmbH
Im Impulsvortrag zu den Grundlagen des Wissensmanagements betonte Dirk Röhrborn, dass das Wissensmanagement mit konkreten unternehmerischen Zielen verbunden sein sollte. Wettbewerbsvorteile und Effizienzsteigerung ergeben sich aus den beiden Strategien
- Wissen zu dokumentieren (Kodifizierungsstrategie) und
- den Wissensaustausch zu fördern (Vernetzungsstrategie).
In der Praxis werden häufig beide Strategien gleichzeitig verfolgt, wobei der überwiegende Anteil (z.T. 60 - 80%) der Kollaboration dient, d.h. die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander gefördert wird. Der Erfolg eines Wissensmanagement-Projektes basiert dabei auf:
- der Anpassung von Unternehmensprozessen (z.B. Wie erfolgen Kommunikationsabläufe und Wie wird das Wissen leicht transportiert bzw. gefunden),
- strategischen Entscheidungen (z.B. Welche Wissensziele sind Wie erreichbar?)
- IT-Tools (z.B. Wiki-Wissensdatenbank, Blogs-Tagebücher, Microblogs-Teamkommunikation, Dokumentenmanagement Systeme, unternehmensinterne Suchmaschinen oder Portale) und
- Wissenskultur (u.a. vom Management geförderter, offener Austausch von Wissen im Unternehmen).
Im ersten Beispiel wurde die schlanke Protokollerstellung im Team-Web von T-Systems MMS angeführt, wo während der Meetings direkt im Intranetsystem protokolliert wurde. Dieses Intranet besteht u.a. aus einer personalisierbaren Oberfläche zur Informationssuche, einem Wiki und Diskussionsforen mit freier Gruppenzusammensetzung. Dabei wird auch ein Microblog für Statusmeldungen der Mitarbeiter verwendet. Neben kooperativer Projektarbeit steht auch die Identifikation von Wissensträgern im Vordergrund.
Bei Staxera wird ein angepasstes Open Source Wiki für die Dokumentation des Technologie- Wissens genutzt. Auslöser des Wissenmanagementprojektes war die unübersichtliche Ablage neu erstellter Dokumente im Dateisystem. Das Wiki verwaltet die Inhalte durch Kategorisierung der Inhalte nach Zugriffsrechten, Inhaltsart (z.B. Versuchsprotokolle) und Unternehmensbereich. Aktuelle Stände der Dokumente werden durch Verweise in das Dateisystem organisiert.
Systema verwaltet Dokumente und die E-Mail-Kommunikation mittels Lotus Notes und angegliederten Datenbanken (z.B. für Projekte und Mitarbeiter-Fertigkeiten (Skills)). Mittels Kategorisierung und Zuweisung von Schlüsselwörtern werden E-Mails und Dokumente auffindbar. Verteilte Mitarbeiter können Inhalte auch offline mitnehmen und ältere Inhalte werden automatisch archiviert.
Suchmachinen dienen der Informationsrecherche im Unternehmen und sollten über Konnektoren mit möglichst allen Informationsbeständen (Dokumenten im Dateisystem, Datenbanken, ...) verknüft werden. Die automatische Indexierung der Inhalte liefert die Grundlage für schnelle Suchergebnisse. Lernfähige und semantische Suchmaschinen werden leitsungsfähiger und unterstützen die einfache Durchdringung unbekannter Themengebiete. Sie beziehen z.B. Synonyme ein oder werten die Suchtreffer aus (z.B. ist die Relevanz aus der Häufigkeit der angeklickten Treffer ableitbar). Die Verwendung/ Schulung einheitliche Begriffe (Namenskonventionen, Schlagworte bzw. Metadaten) unterstützt den Lernprozess für Suchmaschine und Nutzer.
